Location de photocopieur ou achat : que choisir pour votre PME ?
Louer ou acheter son photocopieur ? Avant de signer, découvrez les avantages de chaque formule, les pièges des contrats de location de photocopieur et les bonnes questions à se poser pour choisir le bon équipement.
Votre vieux copieur montre des signes de fatigue, ou votre entreprise grandit et a besoin d’un équipement plus performant ? Avant de signer quoi que ce soit, une question se pose : faut-il opter pour une location de photocopieur ou acheter directement son matériel pour en devenir propriétaire ? Sachez que les deux formules ont leurs avantages, mais aussi leurs pièges. Aujourd’hui, nous vous expliquons comment faire le bon choix pour votre entreprise, en toute connaissance de cause.
Location ou achat de photocopieur : deux logiques différentes
L’achat : vous êtes propriétaire
En achetant votre photocopieur, vous payez le matériel une fois pour toutes. Il vous appartient, vous le gardez aussi longtemps que vous le souhaitez, et vous pouvez l’amortir comptablement sur plusieurs années.
En contrepartie, l’investissement de départ est important, surtout pour un multifonction A3 et l’achat n’est pas le seul coût. Il faut ensuite payer la maintenance, les toners, les pièces d’usure et les interventions, généralement via un contrat d’entretien au coût à la page.
La location : vous payez un loyer
Avec une location de photocopieur, vous versez un loyer mensuel ou trimestriel pendant une durée définie, le plus souvent entre 36 et 63 mois. Dans la majorité des cas, il s’agit d’une location financière, le matériel appartient donc à un organisme de financement, et non au fournisseur avec qui vous avez négocié.
Le loyer s’accompagne presque toujours d’un contrat de maintenance au coût à la page, ce qui signifie que vous payez un prix fixe par copie noir et blanc ou couleur, qui couvre les toners, les pièces et les déplacements du technicien.
Location ou achat : le comparatif
| Critère | Achat | Location |
|---|---|---|
| Investissement de départ | Élevé | Aucun ou très faible |
| Trésorerie | Mobilisée d’un seul coup | Préservée, coûts lissés |
| Comptabilité | Amortissement sur plusieurs années | Loyers en charges d’exploitation |
| Engagement | Aucun sur le matériel | Durée fixe, souvent non résiliable |
| Renouvellement du matériel | À votre charge | Prévu en fin de contrat |
| Coût total sur 5 ans | Souvent plus faible | Souvent plus élevé, mais prévisible |
Les avantages de la location de photocopieur
- Il n’y a généralement pas d’inverstissement inititial, par conséquant votre trésorerie reste disponible pour le reste de votre activité.
- Le buget est prévisible car le loyer et le coût à la page sont connus à l’avance.
- Vous avez la possibilité d’obtenir du matériel récent qui est renouvelé à chaque fin de contrat.
- Si vous optez pour un bon contrat, tout est inclus. Les toners, les pièces et les interventions sont généralement des frais couverts.
L’achat reste intéressant pour les structures qui impriment peu, qui disposent de la trésorerie nécessaire et qui souhaitent garder leur matériel plus longtemps.
Les pièges à éviter avant de signer
La location de photocopieur a mauvaise presse auprès des TPE et PME, et ce n’est pas sans raison. Certaines pratiques commerciales sont régulièrement dénoncées, notamment par la DGCCRF, qui a enquêté sur le démarchage des professionnels en une seule visite.
La « participation commerciale » trop belle pour être vraie
Un commercial vous propose de racheter votre ancien contrat, ou de vous verser un « chèque de bienvenue » ? Méfiez-vous car cette somme est souvent récupérée sur un loyer gonflé ou sur un engagement plus long, parfois les deux. Au final, le matériel peut vous coûter plusieurs fois son prix réel.
Plusieurs contrats signés en même temps
Vous pensez signer un seul contrat, mais vous en signez souvent deux ou trois. Un bon de commande avec le fournisseur, un contrat de maintenance et un contrat de location avec un organisme financier. Si le fournisseur disparaît ou ne tient pas ses promesses, vous restez engagé auprès du financeur. Lisez donc bien chaque document et gardez-en toujours une copie.
Une durée d’engagement irrévocable
La plupart des contrats de location financière ne peuvent pas être résiliés avant leur terme. Vérifiez toujours la durée exacte, le montant total des loyers et les conditions de fin de contrat (restitution, reconduction tacite, préavis…).
Un matériel souvent surdimensionné
Un copieur trop puissant pour vos besoins, c’est un loyer trop élevé pendant cinq ans. Le bon équipement se choisit d’après vos volumes réels d’impression, pas d’après la fiche technique la plus impressionnante.
Des coûts cachés dans le contrat de maintenance
Regardez de près le prix de la copie couleur, il est souvent bien plus élevé que le noir et blanc, les volumes minimums facturés même si vous imprimez moins, l’indexation annuelle des tarifs et les éventuels frais de livraison ou d’installation.
Comment bien choisir son photocopieur professionnel ?
Avant de comparer les offres, posez-vous les bonnes questions :
- Combien imprimez-vous par mois, en noir et blanc et en couleur ? Vos anciennes factures ou le compteur de votre copieur actuel vous le diront.
- A3 ou A4 ? Un multifonction A3 pour un service ou un open space, une imprimante A4 pour un petit bureau.
- Quelles fonctions ? Numérisation vers e-mail ou cloud, recto-verso, agrafage, impression depuis un smartphone.
- Quelle sécurité ? L’impression sécurisée par badge ou code évite que des documents confidentiels traînent dans le bac de sortie.
- Quel service ? Délai d’intervention, livraison automatique des toners, technicien de proximité.
Pensez aussi à intégrer le photocopieur dans la stratégie globale de votre parc informatique : réseau, pilotes, numérisation vers vos outils et recyclage de l’ancien matériel.
Location de photocopieur en Essonne : notre accompagnement
Chez Foxchip, à Mennecy, nous proposons la location et la gestion de photocopieurs et d’imprimantes professionnelles pour les entreprises de l’Essonne et d’Île-de-France. Nous commençons par analyser vos volumes et vos contrats actuels, pour vous proposer un équipement adapté à vos besoins réels, ni plus ni moins. Toners expédiés automatiquement, maintenance assurée par de vrais techniciens, impression sécurisée par badge et reprise de votre ancien matériel : vous n’avez plus à vous en occuper et vous pouvez vous concentrer sur le coeur de votre activité.
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Pour aller plus loin : vos questions
Le plus souvent entre 3 et 5 ans, avec des contrats de 36, 48 ou 63 mois. Avant de signer, vérifiez bien la durée exacte et le montant total que vous paierez sur toute la période car c'est le chiffre qui compte vraiment, bien plus que le loyer mensuel.
En général, non. La plupart des contrats de location ne peuvent pas être interrompus avant leur terme. C'est pourquoi il est si important de bien dimensionner son équipement dès le départ et de lire chaque document avant de signer. En cas de doute, n'hésitez pas à nous montrer votre contrat, nous vous aiderons à y voir plus clair.
C'est un prix fixe qui est facturé pour chaque copie, en noir et blanc ou en couleur. Il couvre généralement les toners, les pièces d'usure et les interventions du technicien en cas de problème sur le matériel. Vous ne payez donc que ce que vous imprimez réellement, sans mauvaise surprise sur les consommables.
Rarement. Quand un commercial vous propose de racheter votre contrat en cours ou de vous verser une somme à la signature, ce montant est presque toujours récupéré sur un loyer plus élevé ou un engagement plus long. Une offre honnête n'a généralement pas besoin de cadeau pour vous convaincre.
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